Nama Jurnal
Peneliti
Topik Judul dan Bidang Penelitian
Variabel yang Digunakan
Tujuan Penelitian
Hasil Penelitian
Peluang Penelitian, Penelitian yang Mendukung dan yang Tidak
Jurnal Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
Sony Abimanyu Tarigan (Fakultas Ekonomi Sumatera Utara) dan Hasan Sakti Siregar (Fakultas Ekonomi Sumatera Utara)
Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Struktur Modal Pada Perusahaan Manufaktur yang Terdaftar Di Bursa Efek Indonesia (BEI) Pada Tahun 2005-2007 dan penelitian ini termasuk pada bidang akuntansi keuangan.
LNDAR= -0.352 -0.099LNT_O -0.71LNROI +0.043LNDOL -0.468LNC_R+0.118LNG_S
Menganalisis hubungan antara satu variabel dengan variabel lainnya atau bagaimana suatu variabel mempengaruhi variabel lain
Variabel return on investment, degree of operating leverage, current ratio dan growth sales memiliki pengaruh yang signifikan terhadap debt to tottal aset ratio, hanya variabel tangibility of asset yang tidak berpengaruh signifikan terhadap debt to tottal aset ratio pada tingkat kepercayaan 95%.
Inkonsisitensi Hasil Riset
Jurnal Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
Indah agustina Manurung (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) dan Hasan Sakti Siregar (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara)
Pengaruh Laba Bersih Terhadap Kebijakan Dividen Pada Perusahaan Manufaktur Yang Go Publik dan penelitian ini termasuk pada bidang akuntansi keuangan.
DPR = 21,169 + 0,000225 EPS + 0,001521 OCF+ε
Keterangan :
Setiap kenaikan laba bersih sebesar 1% akan diikuti oleh kenaikan DPR sebesar 0,000225 dengan asumsi variabel lain tetap,
Setiap kenaikan 1% pada arus kas operasi akan diikuti oleh kenaikan DPR sebesar 0,001521 dengan asumsi variabel lain tetap.
Menjelaskan hubungan sebab akibat dalam bentuk pengaruh antara variabel melalui pengujian hipotesis
Hasil penelitian menyimpulkan bahwa informasi laba bersih bukanlah merupakan hal utama yang perlu diperhatikan dan dijadikan tolok ukur yang baik oleh manajemen dalam membuat keputusan untuk menentukan besarnya DPR
Inkonsisitensi Hasil Riset
Jurnal Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
Dewi Maya Sari (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) dan Hasan sakti Siregar (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara)
Pengaruh Total Quality Management Terhadap Kinerja Manajerial Pada PT Super Andalas Steel dan penelitian ini termasuk pada bidang akuntansi keuangan
Y = 34,641+0,313X1–0,407X2+0,176X3 +0,750X4–0,230X5–0,277X6+e
Perusahaan ini memiliki divisi produksi yang lebih besar daripada tiap divisi lainnya, sehingga penulis ingin mengetahui apakah pemikiran bahwa pengendalian mutu adalah tanggung jawab penuh bagian produksi dan penerapan TQM dalam perusahaan ini sudah berpengaruh dalam usaha perusahaan dalam rangka meningkatkan kinerja maajernya
Variabel focus pada pelanggan (X1), obsesi terhadap kualitas (X2), kerjasama tim (X3), perbaikan sistem secara berkesinambungan (X4), pendidikan dan pelatihan (X5), dan keterlibatan dan pemberdayaan karyawan (X6) tidak berpengaruh secara simultan terhadap kinerja manajerial (Y),
Inkonsisitensi Hasil Riset
Jurnal Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
Reynaldo Hamonangan (Fakultas Ekonomi Sumatera Utara) dan Hasan Sakti Siregar (Fakultas Ekonomi Sumatera Utara)
Pengaruh Capital Adequacy Ratio, Debt to Equity Ratio, Non Performing Loan, Operating Ratio, dan Loan to Deposit Ratio Terhadap Return On Equity (ROE) Perusahaan Perbankan yang terdaftar di BEI
Y = 2,859481 – 0,1024 X1 – 0,000081 X2 – 0,201601 X3 – 0,5776 X4 – 0,252004 X5
Melakukan pengamatan terhadap pengaruh capital adequacy ratio (CAR), loan to deposite ratio (LDR), non-performing loan (NPL), return on equity (ROE) dan devidend per share (DPS) terhadap harga saham
Secara simultan dapat diambil kesimpulan, bahwa CAR, DER, NPL, OR, dan LDR memiliki pengaruh yang signifikan terhadap ROE dengan arah negatif
Inkonsisitensi Hasil Riset
Jurnal Akuntansi Fakultas Ekonomi USU
Fanny Roswati Ria Pasaribu (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara) dan Hasan Sakti Siregar (Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara)
Pengaruh CAR, LDR, NPL, ROE, dan DPS Terhadap Harga Saham Pada Perusahaan Perbankan Yang Terdaftar Di BEI dan Penelitian ini termasuk pada bidang Akuntansi keuangan.
Y = 292,820 + 49,148 X1 - 11,579 X2 - 21,926 X3 + 7,320 X4 + 26,481 X5
Melakukan pengamatan terhadap pengaruh capital adequacy ratio (CAR), loan to deposite ratio (LDR), non-performing loan (NPL), return on equity (ROE) dan devidend per share (DPS) terhadap harga saham
CAR, LDR, NPL, ROE dan DPS secara simultan (bersama-sama) memilki pengaruh yang signifikansi untuk α = 5% terhadap closing price perusahaan go public di Bursa Efek Indonesia
Inkonsisitensi Hasil Riset
Kamis, 10 Juni 2010
Senin, 08 Maret 2010
Good Coporate-Govermance
LATAR BELAKANG GCG
Latar belakang kebutuhan atas good corporate governance (GCG) dapat dilihat dari latar belakang praktis dan latar belakang akademis.
* Dari latar belakang praktis, dapat dilihat dari pengalaman Amerika Serikat yang harus melakukan restrukturisasi corporate governance sebagai akibat market crash pada tahun 1929. Corporate governance yang buruk disinyalir sebagai salah satu sebab terjadinya krisis ekonomi politik Indonesia yang dimulai tahun 1997 yang efeknya masih terasa hingga saat ini.
Krisis keuangan yang terjadi di Amerika Serikat pada saat ini juga ditengarai karena tidak diterapkannya prinsip-prinsip GCG, beberapa kasus skandal keuangan seperti Enron Corp., Worldcom, Xerox dan lainnya melibatkan top eksekutif perusahaan tersebut menggambarkan tidak diterapkannya pronsip-prinsip GCG.
* Dari latar belakang akademis, kebutuhan good corporate governance timbul berkaitan dengan principal-agency theory, yaitu untuk menghindari konflik antara principal dan agentnya. Konflik muncul karena perbedaan kepentingan tersebut haruslah dikelola sehingga tidak menimbulkan kerugian pada para pihak.
Korporasi yang dibentuk dan merupakan suatu Entitas tersendiri yang terpisah merupakan Subyek Hukum, sehingga keberadaan korporasi dan para pihak yang berkepentingan (stakeholders) tersebut haruslah dilindungi melalui penerapan GCG.
Selain pendekatan model Agency Theory dan Stakeholders Theory tersebut di atas, kajian permasalahan GCG oleh para akdemisi dan praktisi juga berdasarkan Stewardship Theory, Management Theory dan lainnya.
Surat Keputusan Menteri BUMN No. Kep-117/M-MBU/2002 tanggal 1 Agustus 2002 tentang Penerapan Praktek Good Corporate Governance pada Badan Usaha Milik Negara, menekankan kewajiban bagi BUMN untuk menerapkan GCG secara konsisten dan atau menjadikan prinsip-prinsip GCG sebagai landasan operasionalnya, yang pada dasarnya bertujuan untuk meningkatkan keberhasilan usaha dan akuntabilitas perusahaan guna mewujudkan nilai pemegang saham dalam jangka panjang dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholders lainnya, dan berlandaskan peraturan perundang-undangan dan nilai-nilai etika.
PENGERTIAN GOOD CORPORATE GOVERNANCE
Secara umum istilah good corporate governance merupakan sistem pengendalian dan pengaturan perusahaan yang dapat dilihat dari mekanisme hubungan antara berbagai pihak yang mengurus perusahaan (hard definition), maupun ditinjau dari "nilai-nilai" yang terkandung dari mekanisme pengelolaan itu sendiri (soft definition). Tim GCG BPKP mendefinisikan GCG dari segi soft definition yang mudah dicerna, sekalipun orang awam, yaitu:
"KOMITMEN, ATURAN MAIN, SERTA PRAKTIK PENYELENGGARAAN BISNIS SECARA SEHAT DAN BERETIKA"
PERAN BPKP DALAM PENGEMBANGAN GCG
Sesuai surat Nomor: S-359/MK.05/2001 tanggal 21 Juni 2001 tentang Pengkajian Sistem Manajemen BUMN dengan prinsip-prinsip good corporate governance, Menteri Keuangan meminta Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) untuk melakukan kajian dan pengembangan sistem manajemen Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang mengacu pada prinsip Good Corporate Governance (GCG). Selanjutnya, BPKP telah membentuk Tim Good Corporate Governance dengan Surat Keputusan Kepala BPKP Nomor KEP-06.02.00-316/K/2000 yang diperbaharui dengan KEP-06.02.00-268/K/2001.
Tim GCG tersebut mempunyai tugas:
"MERUMUSKAN PRINSIP-PRINSIP PEDOMAN EVALUASI, IMPLEMENTASI DAN SOSIALISASI PENERAPAN GCG, SERTA MEMBERIKAN MASUKAN KEPADA PEMERINTAH DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM PELAPORAN KINERJA DALAM RANGKA PENERAPAN GCG PADA BUMN/BUMD DAN BADAN USAHA LAINNYA (BUL)"
Sebagai bagian dari peningkatan governance di lingkungan Pemerintah Indonesia serta dorongan dari beberapa lembaga internasional seperti International Monetary Fund (IMF), Bank Dunia, Asian Development Bank (ADB), dan Overseas Economic Coordination Fund (OECF), BPKP ikut mengerahkan sumber dayanya untuk mendorong penerapan good corporate governance di lingkungan BUMN/D. Dilingkungan BUMN, upaya ini juga dilakukan dalam rangka merespon surat Menteri Keuangan No. 359/MK.05/2001 tanggal 21 Juni 2001 seperti disebutkan di atas.
Selanjutnya, dengan dialihkannya Kedudukan, Tugas dan Kewenangan Menteri Keuangan kepada Menteri BUMN tersebut, saat ini sedang dilakukan tindak lanjut kerjasama dengan Kantor Kementrian BUMN.
Demikian pula halnya dengan good corporate governance di bidang Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), BPKP telah melakukan interaksi dengan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah (Otda) cq. Dirjen Otda. Upaya yang dilakukan oleh Tim GCG BPKP berupa menyusun kajian dan bahan untuk sosialisasi GCG di BUMN/D. Strategi yang dilakukan adalah melakukan kerjasama dengan Kantor Kementrian BUMN untuk melakukan Sosialisasi, Lokakarya dan Asistensi Implementasi GCG
Dalam rangka mengukur tingkat penerapan GCG pada BUMN pertama kalinya, Menteri BUMN meminta bantuan BPKP untuk melakukan pengukuran dan pengujian penerapan GCG (Assessment) pada 16 BUMN, pengujian dan pengukuran GCG di 16 BUMN yang telah dilakukan oleh BPKP merupakan momentum yang sangat strategis bagi dalam mengukur dan menguji penerapan GCG pada BUMN dan mendorong penerapannya. Setelah pengujian 16 BUMN tersebut pengukuran dan pengujian penerapan GCG berlanjut pada BUMN-BUMN lainnya, seperti BUMN sektor jasa keuangan, jasa konstruksi, perdagangan, sektor perkebuanan, perhubungan dan lain-lain.
PRODUK BPKP DALAM PENGUKURAN DAN PENGEMBANGAN CGG
Dalam rangka pengembangan dan pengukuran penerapan GCG, BPKP telah melakukan kajian, pengembangan dan penerbitan modul-modul untuk meningkatkan kompetensi SDM BPKP dan menyebarkan kepedulian dan perlunya penerapan GCG.
Latar belakang kebutuhan atas good corporate governance (GCG) dapat dilihat dari latar belakang praktis dan latar belakang akademis.
* Dari latar belakang praktis, dapat dilihat dari pengalaman Amerika Serikat yang harus melakukan restrukturisasi corporate governance sebagai akibat market crash pada tahun 1929. Corporate governance yang buruk disinyalir sebagai salah satu sebab terjadinya krisis ekonomi politik Indonesia yang dimulai tahun 1997 yang efeknya masih terasa hingga saat ini.
Krisis keuangan yang terjadi di Amerika Serikat pada saat ini juga ditengarai karena tidak diterapkannya prinsip-prinsip GCG, beberapa kasus skandal keuangan seperti Enron Corp., Worldcom, Xerox dan lainnya melibatkan top eksekutif perusahaan tersebut menggambarkan tidak diterapkannya pronsip-prinsip GCG.
* Dari latar belakang akademis, kebutuhan good corporate governance timbul berkaitan dengan principal-agency theory, yaitu untuk menghindari konflik antara principal dan agentnya. Konflik muncul karena perbedaan kepentingan tersebut haruslah dikelola sehingga tidak menimbulkan kerugian pada para pihak.
Korporasi yang dibentuk dan merupakan suatu Entitas tersendiri yang terpisah merupakan Subyek Hukum, sehingga keberadaan korporasi dan para pihak yang berkepentingan (stakeholders) tersebut haruslah dilindungi melalui penerapan GCG.
Selain pendekatan model Agency Theory dan Stakeholders Theory tersebut di atas, kajian permasalahan GCG oleh para akdemisi dan praktisi juga berdasarkan Stewardship Theory, Management Theory dan lainnya.
Surat Keputusan Menteri BUMN No. Kep-117/M-MBU/2002 tanggal 1 Agustus 2002 tentang Penerapan Praktek Good Corporate Governance pada Badan Usaha Milik Negara, menekankan kewajiban bagi BUMN untuk menerapkan GCG secara konsisten dan atau menjadikan prinsip-prinsip GCG sebagai landasan operasionalnya, yang pada dasarnya bertujuan untuk meningkatkan keberhasilan usaha dan akuntabilitas perusahaan guna mewujudkan nilai pemegang saham dalam jangka panjang dengan tetap memperhatikan kepentingan stakeholders lainnya, dan berlandaskan peraturan perundang-undangan dan nilai-nilai etika.
PENGERTIAN GOOD CORPORATE GOVERNANCE
Secara umum istilah good corporate governance merupakan sistem pengendalian dan pengaturan perusahaan yang dapat dilihat dari mekanisme hubungan antara berbagai pihak yang mengurus perusahaan (hard definition), maupun ditinjau dari "nilai-nilai" yang terkandung dari mekanisme pengelolaan itu sendiri (soft definition). Tim GCG BPKP mendefinisikan GCG dari segi soft definition yang mudah dicerna, sekalipun orang awam, yaitu:
"KOMITMEN, ATURAN MAIN, SERTA PRAKTIK PENYELENGGARAAN BISNIS SECARA SEHAT DAN BERETIKA"
PERAN BPKP DALAM PENGEMBANGAN GCG
Sesuai surat Nomor: S-359/MK.05/2001 tanggal 21 Juni 2001 tentang Pengkajian Sistem Manajemen BUMN dengan prinsip-prinsip good corporate governance, Menteri Keuangan meminta Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP) untuk melakukan kajian dan pengembangan sistem manajemen Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang mengacu pada prinsip Good Corporate Governance (GCG). Selanjutnya, BPKP telah membentuk Tim Good Corporate Governance dengan Surat Keputusan Kepala BPKP Nomor KEP-06.02.00-316/K/2000 yang diperbaharui dengan KEP-06.02.00-268/K/2001.
Tim GCG tersebut mempunyai tugas:
"MERUMUSKAN PRINSIP-PRINSIP PEDOMAN EVALUASI, IMPLEMENTASI DAN SOSIALISASI PENERAPAN GCG, SERTA MEMBERIKAN MASUKAN KEPADA PEMERINTAH DALAM MENGEMBANGKAN SISTEM PELAPORAN KINERJA DALAM RANGKA PENERAPAN GCG PADA BUMN/BUMD DAN BADAN USAHA LAINNYA (BUL)"
Sebagai bagian dari peningkatan governance di lingkungan Pemerintah Indonesia serta dorongan dari beberapa lembaga internasional seperti International Monetary Fund (IMF), Bank Dunia, Asian Development Bank (ADB), dan Overseas Economic Coordination Fund (OECF), BPKP ikut mengerahkan sumber dayanya untuk mendorong penerapan good corporate governance di lingkungan BUMN/D. Dilingkungan BUMN, upaya ini juga dilakukan dalam rangka merespon surat Menteri Keuangan No. 359/MK.05/2001 tanggal 21 Juni 2001 seperti disebutkan di atas.
Selanjutnya, dengan dialihkannya Kedudukan, Tugas dan Kewenangan Menteri Keuangan kepada Menteri BUMN tersebut, saat ini sedang dilakukan tindak lanjut kerjasama dengan Kantor Kementrian BUMN.
Demikian pula halnya dengan good corporate governance di bidang Badan Usaha Milik Daerah (BUMD), BPKP telah melakukan interaksi dengan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah (Otda) cq. Dirjen Otda. Upaya yang dilakukan oleh Tim GCG BPKP berupa menyusun kajian dan bahan untuk sosialisasi GCG di BUMN/D. Strategi yang dilakukan adalah melakukan kerjasama dengan Kantor Kementrian BUMN untuk melakukan Sosialisasi, Lokakarya dan Asistensi Implementasi GCG
Dalam rangka mengukur tingkat penerapan GCG pada BUMN pertama kalinya, Menteri BUMN meminta bantuan BPKP untuk melakukan pengukuran dan pengujian penerapan GCG (Assessment) pada 16 BUMN, pengujian dan pengukuran GCG di 16 BUMN yang telah dilakukan oleh BPKP merupakan momentum yang sangat strategis bagi dalam mengukur dan menguji penerapan GCG pada BUMN dan mendorong penerapannya. Setelah pengujian 16 BUMN tersebut pengukuran dan pengujian penerapan GCG berlanjut pada BUMN-BUMN lainnya, seperti BUMN sektor jasa keuangan, jasa konstruksi, perdagangan, sektor perkebuanan, perhubungan dan lain-lain.
PRODUK BPKP DALAM PENGUKURAN DAN PENGEMBANGAN CGG
Dalam rangka pengembangan dan pengukuran penerapan GCG, BPKP telah melakukan kajian, pengembangan dan penerbitan modul-modul untuk meningkatkan kompetensi SDM BPKP dan menyebarkan kepedulian dan perlunya penerapan GCG.
Audit Lingkungan
Audit Lingkungan
Pengertian audit lingkungan
-Proses menemukan tingkat yang dipilih dari suatu organisasi untuk mentaati persyaratan peraturan dan kebijakan serta standar internal.
-Menurut The International Chamber of Commerce 1989:
Audit lingkungan merupakan pengujian yang sistematis dari interaksi antara setiap operasi usaha dengan keadaan sekitarnya.
Falsafah manajemen lingkungan
-Pemecahan masalah
-Mengelola ketaatan
-Mengelola kepastian lingkungan
Manfaat Audit lingkungan
Untuk meningkatkan efektifitas manajemen dan rasa memperbaiki aktifitas pengelolaan lingkungan yang ada
Audit lingkungan di Indonesia
Sesuai dengan GBHN 1993, sistem yang dianut dalam pelaksanaan pembangunan nasional adalah pembangunan yang berwawasan lingkungan.
“Pembangunan yang dilakukan untuk mengolah sumber daya alam, tetap memperhatikan kelestarian lingkungan.”
-Dasar hukum upaya pelestarian lingkungan hidup adalah Undang undang no 4 tahun 1982 tentang ketentuan pokok pengelolaan lingkungan hidup
-Pelaksanaan audit lingkungan hidup bersifat sukarela dan pemerintah tidak mewajibkan semua perusahaan melakukan audit lingkungan, namun pemerintah berhak melakukan pemeriksaaan
Auditing sebagai komponen dari manajemen lingkungan:
Manajemen lingkungan merupakan kerangka kerja atau metode untuk menuntun organisasi dalam mencapai dan mempertahankan kinerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem manajemen lingkungan terdiri dari:
-Perencanaan
-Pengorganisasian
-Menuntun dan mengarahkan
-Mengkomunikasikan
-Mengendalikan dan menelaah
Pengertian audit lingkungan
-Proses menemukan tingkat yang dipilih dari suatu organisasi untuk mentaati persyaratan peraturan dan kebijakan serta standar internal.
-Menurut The International Chamber of Commerce 1989:
Audit lingkungan merupakan pengujian yang sistematis dari interaksi antara setiap operasi usaha dengan keadaan sekitarnya.
Falsafah manajemen lingkungan
-Pemecahan masalah
-Mengelola ketaatan
-Mengelola kepastian lingkungan
Manfaat Audit lingkungan
Untuk meningkatkan efektifitas manajemen dan rasa memperbaiki aktifitas pengelolaan lingkungan yang ada
Audit lingkungan di Indonesia
Sesuai dengan GBHN 1993, sistem yang dianut dalam pelaksanaan pembangunan nasional adalah pembangunan yang berwawasan lingkungan.
“Pembangunan yang dilakukan untuk mengolah sumber daya alam, tetap memperhatikan kelestarian lingkungan.”
-Dasar hukum upaya pelestarian lingkungan hidup adalah Undang undang no 4 tahun 1982 tentang ketentuan pokok pengelolaan lingkungan hidup
-Pelaksanaan audit lingkungan hidup bersifat sukarela dan pemerintah tidak mewajibkan semua perusahaan melakukan audit lingkungan, namun pemerintah berhak melakukan pemeriksaaan
Auditing sebagai komponen dari manajemen lingkungan:
Manajemen lingkungan merupakan kerangka kerja atau metode untuk menuntun organisasi dalam mencapai dan mempertahankan kinerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem manajemen lingkungan terdiri dari:
-Perencanaan
-Pengorganisasian
-Menuntun dan mengarahkan
-Mengkomunikasikan
-Mengendalikan dan menelaah
Audit Marketing (Pemasaran)
Audit Pemasaran
Definisi
-Menurut Shuchman: suatu penelaahan yang sistematis, teoritikal, dan tidak memihak dari operasi pemasaran total
-Menurut Kotler: suatu pengujian yang komprehensif, sistematis dan independen dan periodik dari suatu perusahaan, unit usaha, lingkungan pemasaran, strategi dan aktivitas dengan maksud untuk menentukan area masalah dan peluang serta merekomendasikan suatu rencaan tindakan untuk memperbaiki kinerja perusahaan
Manfaat Audit Pemasaran
-Analisis mengenai lingkungan eksternal dan situasi internal
-Penilaian kinerja masa lalu dan aktivitas sekarang
-Identifikasi peluang dan ancaman masa yang akan datang
Bentuk Audit
-Audit Eksternal
Berhubungan dengan variabel yang tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan, dimulai dari pengujian informasi ekonomi umum menuju pertumbuhan pasar yang dilayani oleh perusahaan
-Audit Internal
Berkaitan dengan variabel yang dapat dikendalikan oleh perusahaan yang bertujuan untuk menilai sumber daya organisasi sebagaimana berhadapan dengan sumber daya pesaing.
Menurut Richard M. S. Wilson, struktur audit pemasaran terdiri dari tiga langkah
-Lingkungan organisasi (peluang dan ancaman)
-Sistem pemasaran (kekuatan dan kelemahan)
-Aktivitas pemasaran
Area yang harus diselidiki sebagai bagian audit pemasaran
-Audit Eksternal
1.Lingkungan usaha dan ekonomi
2.Pasar
3.Kompetisi
-Audit Internal
1.Variabel operasional pemasaran
2.Operasi dan sumber daya
-Tujuan pemasaran,
-Strategi pemasaran
-Struktur
-Sistem informasi
-Sistem perencanaan
-Sistem pengendalian
-Efisiensi fungsional
-Efisiensi antar fungsional
-Analisis kemampulabaan
-Analisisi efektivitas biaya
Langkah Langkah Audit Pemasaran
-Menurut Grashof
-Aktivitas pra audit
-Pengumpulan informasi
-Analisis informasi
-Formulasi dan rekomendasi
-Pengembangan dari program implementasi
-Menurut Cannon
-Mendefinisikan pasar
-Menentukan deferensial kinerja
-Menentukan perbedaan dalam program kompetitif
-Membuat riwayat strategi pesaing
-Menetukan struktur perencanaan strategik
Menelaah Efektivitas Pemasaran
Untuk menentukan sejauh mana organisasi merefleksikan 5 karakteristik utama dari orientasi pemasaran:
-Falsafah yang berorientasi pelanggan
-Organisasi pemasaran yang diintegarasikan
-Informasi pemasaran yang cukup
-Orientasi strategik
-Efisiensi operasional
Peranan Analisis SWOT
Setiap unit usaha perlu mengembangkan informasi pemsaran untuk mengikuti kecenderungan yang dikategorikan sebagai Opportunity = kesempatan dan Threat = ancaman
Dasar dasar untuk mengembangkan keunggulan bersaing dibagi dalam 3 kelompok
-Keunggulan organisasi
-Keunggulan departemental dan fungsional
-Keunggulan yang didasarkan pada hubungan dengan badan eksternal
Karakteristik Audit yang efektif menurut Kotler
-Komprehensif / menyeluruh
-Independen
-Berkala
Prosedur Audit
Dimulai dari persetujuan yang dicapai antara direktur pemasaran dengan auditor pemasaran, tujuan khusus, luas dan dalamnya cakupan, sumber data dan format laporan dan periode audit
Komponen Audit
-Audit Lingkungan Pemasaran
-Audit Strategi pemasaran
-Audit Organisasi pemasaran
-Audit Sistem pemasaran
-Audit produktivitas pemasaran
-Audit fungsi pemasaran
1.Audit Lingkungan Pemasaran
Mencakup analisis kekuatan ekonomi makro utama dan kecenderungan dalam lingkungan tugas organisasi
2.Audit Strategi pemasaran
Fokus pada penelaahan dari tujuan dan strategi pemasaran terhadap lingkungan pasar sekarang dan yang akan datang
3.Audit Organisasi pemasaran
Menilai kemampuan struktur organisasi dalam menerapkan strategi untuk mengembangkan lingkungan.
4.Audit Sistem pemasaran
Mencakup mutu dari sistem organisasi untuk menganalisisi, perencanaan dan pengendalian
5.Audit produktivitas pemasaran
Menguji aspek aspek yang berbeda dari program pemasaran dan efektifitas biaya dari berbagai tingkat pengeluaran pemasaran
6.Audit fungsi pemasaran
Mencakup penilaioan yang rinci dari setiap unsur bauran pemasaran Audit fungsi pemasaran
Definisi
-Menurut Shuchman: suatu penelaahan yang sistematis, teoritikal, dan tidak memihak dari operasi pemasaran total
-Menurut Kotler: suatu pengujian yang komprehensif, sistematis dan independen dan periodik dari suatu perusahaan, unit usaha, lingkungan pemasaran, strategi dan aktivitas dengan maksud untuk menentukan area masalah dan peluang serta merekomendasikan suatu rencaan tindakan untuk memperbaiki kinerja perusahaan
Manfaat Audit Pemasaran
-Analisis mengenai lingkungan eksternal dan situasi internal
-Penilaian kinerja masa lalu dan aktivitas sekarang
-Identifikasi peluang dan ancaman masa yang akan datang
Bentuk Audit
-Audit Eksternal
Berhubungan dengan variabel yang tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan, dimulai dari pengujian informasi ekonomi umum menuju pertumbuhan pasar yang dilayani oleh perusahaan
-Audit Internal
Berkaitan dengan variabel yang dapat dikendalikan oleh perusahaan yang bertujuan untuk menilai sumber daya organisasi sebagaimana berhadapan dengan sumber daya pesaing.
Menurut Richard M. S. Wilson, struktur audit pemasaran terdiri dari tiga langkah
-Lingkungan organisasi (peluang dan ancaman)
-Sistem pemasaran (kekuatan dan kelemahan)
-Aktivitas pemasaran
Area yang harus diselidiki sebagai bagian audit pemasaran
-Audit Eksternal
1.Lingkungan usaha dan ekonomi
2.Pasar
3.Kompetisi
-Audit Internal
1.Variabel operasional pemasaran
2.Operasi dan sumber daya
-Tujuan pemasaran,
-Strategi pemasaran
-Struktur
-Sistem informasi
-Sistem perencanaan
-Sistem pengendalian
-Efisiensi fungsional
-Efisiensi antar fungsional
-Analisis kemampulabaan
-Analisisi efektivitas biaya
Langkah Langkah Audit Pemasaran
-Menurut Grashof
-Aktivitas pra audit
-Pengumpulan informasi
-Analisis informasi
-Formulasi dan rekomendasi
-Pengembangan dari program implementasi
-Menurut Cannon
-Mendefinisikan pasar
-Menentukan deferensial kinerja
-Menentukan perbedaan dalam program kompetitif
-Membuat riwayat strategi pesaing
-Menetukan struktur perencanaan strategik
Menelaah Efektivitas Pemasaran
Untuk menentukan sejauh mana organisasi merefleksikan 5 karakteristik utama dari orientasi pemasaran:
-Falsafah yang berorientasi pelanggan
-Organisasi pemasaran yang diintegarasikan
-Informasi pemasaran yang cukup
-Orientasi strategik
-Efisiensi operasional
Peranan Analisis SWOT
Setiap unit usaha perlu mengembangkan informasi pemsaran untuk mengikuti kecenderungan yang dikategorikan sebagai Opportunity = kesempatan dan Threat = ancaman
Dasar dasar untuk mengembangkan keunggulan bersaing dibagi dalam 3 kelompok
-Keunggulan organisasi
-Keunggulan departemental dan fungsional
-Keunggulan yang didasarkan pada hubungan dengan badan eksternal
Karakteristik Audit yang efektif menurut Kotler
-Komprehensif / menyeluruh
-Independen
-Berkala
Prosedur Audit
Dimulai dari persetujuan yang dicapai antara direktur pemasaran dengan auditor pemasaran, tujuan khusus, luas dan dalamnya cakupan, sumber data dan format laporan dan periode audit
Komponen Audit
-Audit Lingkungan Pemasaran
-Audit Strategi pemasaran
-Audit Organisasi pemasaran
-Audit Sistem pemasaran
-Audit produktivitas pemasaran
-Audit fungsi pemasaran
1.Audit Lingkungan Pemasaran
Mencakup analisis kekuatan ekonomi makro utama dan kecenderungan dalam lingkungan tugas organisasi
2.Audit Strategi pemasaran
Fokus pada penelaahan dari tujuan dan strategi pemasaran terhadap lingkungan pasar sekarang dan yang akan datang
3.Audit Organisasi pemasaran
Menilai kemampuan struktur organisasi dalam menerapkan strategi untuk mengembangkan lingkungan.
4.Audit Sistem pemasaran
Mencakup mutu dari sistem organisasi untuk menganalisisi, perencanaan dan pengendalian
5.Audit produktivitas pemasaran
Menguji aspek aspek yang berbeda dari program pemasaran dan efektifitas biaya dari berbagai tingkat pengeluaran pemasaran
6.Audit fungsi pemasaran
Mencakup penilaioan yang rinci dari setiap unsur bauran pemasaran Audit fungsi pemasaran
Audit Manufactur
AUDIT MANUFAKTURING
Setiap perusahaan industri perlu melakukan audit manufacturing, dengan maksud :
Untuk menyakinkan apakah fungsi manufacturing telah dilaksanakan sesuai dengan upaya yang tepat & memadai untuk mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus memberi saran untuk meningkatkan keberhasilan dalam mencapai tujuan tersebut.
Sasaran yang diharapkan adalah :
1.Tepat jumlah
2.Tepat mutu
3.Tepat hasil produksi / operasi
4.Biaya yang rendah
Audit manufacturing melakukan pengujian-2 atas :
1.Ketaatan atas kebijakan yang telah digariskan dalam bidang operasional
2.Efisiensi
3.Efektifitas
Audit manufacturing mencakup :
1.Lingkup fungsi manufacturing
2.Lingkup fungsi manajemen
Lingkup kegiatan audit manufacturing mencakup 3 sisi :
A.Sisi pertama adalah sistem transformasi, yang meliputi :
*Masukan, berupa :
a)Tenaga dan keahlian
b)Bahan dan peralatan
c)Dana serta informasi
*Proses, yaitu metode tertentu yang digunakan untuk melakukan trasformasi
*Keluaran, berupa :
a)Barang atau
b)Jasa
B.Sisi kedua adalah fungsi manajemen, yaitu :
*Perencanaan
*Pelaksanaan
*Pengendalian
C.Sisi ketiga adalah standar kriteria yang digunakan, yaitu:
*Jumlah
*Mutu atau spesifikasi
*Waktu dan biaya serta
*Data yang tersedia
Langkah-langkah audit manufacturing :
1.Merumuskan maksud & tujuan dari dilaksanakannya audit manufacturing
2.Menentukan ruang lingkup audit yang akan dijalankan
3.Melakukan audit pendahuluan untuk mendapatkan data & informasi yang bersifat umum tentang objek audit
4.Menyusun progam & prosedur audit yang akan dilaksanakan
5.Melaksanakan audit yang telah ditetapkan sesuai dengan program & prosedur audit yang mencakup pengumpulan & pemeriksaan data serta mengadakan wawancara
6.Mengolah & menganalisis hasil temuan
7.Membuat laporan ikhtisar temuan yang penting & saran perbaikan
Lingkup audit manajemen :
1.Audit mengenai tujuan, sasaran, strategi dan kebijakan manufacturing perusahaan yang ditetapkan
2.Audit mengenai desain sistem manufacturing yang dijalankan yang mencakup :
*Pemilihan lokasi
*Pengaturan tata letak
*Keadaan bangunan & sarana penunjang
*Teknologi yang digunakan
*Proses manufacturing yang dijalankan
*Keadaan mesin & peralatan
3.Audit mengenai penerapan sistem manufacturing, yang mencakup :
*Perencanaan & program operasi / produksi
*Pembelian & pengadaan bahan
*Pelaksanaan manufacturing
*Persediaan & pengiriman barang jadi serta pergudangannya
*Biaya, serta
*Pemeliharaan peralatan
Setiap perusahaan industri perlu melakukan audit manufacturing, dengan maksud :
Untuk menyakinkan apakah fungsi manufacturing telah dilaksanakan sesuai dengan upaya yang tepat & memadai untuk mencapai tujuan perusahaan dan sekaligus memberi saran untuk meningkatkan keberhasilan dalam mencapai tujuan tersebut.
Sasaran yang diharapkan adalah :
1.Tepat jumlah
2.Tepat mutu
3.Tepat hasil produksi / operasi
4.Biaya yang rendah
Audit manufacturing melakukan pengujian-2 atas :
1.Ketaatan atas kebijakan yang telah digariskan dalam bidang operasional
2.Efisiensi
3.Efektifitas
Audit manufacturing mencakup :
1.Lingkup fungsi manufacturing
2.Lingkup fungsi manajemen
Lingkup kegiatan audit manufacturing mencakup 3 sisi :
A.Sisi pertama adalah sistem transformasi, yang meliputi :
*Masukan, berupa :
a)Tenaga dan keahlian
b)Bahan dan peralatan
c)Dana serta informasi
*Proses, yaitu metode tertentu yang digunakan untuk melakukan trasformasi
*Keluaran, berupa :
a)Barang atau
b)Jasa
B.Sisi kedua adalah fungsi manajemen, yaitu :
*Perencanaan
*Pelaksanaan
*Pengendalian
C.Sisi ketiga adalah standar kriteria yang digunakan, yaitu:
*Jumlah
*Mutu atau spesifikasi
*Waktu dan biaya serta
*Data yang tersedia
Langkah-langkah audit manufacturing :
1.Merumuskan maksud & tujuan dari dilaksanakannya audit manufacturing
2.Menentukan ruang lingkup audit yang akan dijalankan
3.Melakukan audit pendahuluan untuk mendapatkan data & informasi yang bersifat umum tentang objek audit
4.Menyusun progam & prosedur audit yang akan dilaksanakan
5.Melaksanakan audit yang telah ditetapkan sesuai dengan program & prosedur audit yang mencakup pengumpulan & pemeriksaan data serta mengadakan wawancara
6.Mengolah & menganalisis hasil temuan
7.Membuat laporan ikhtisar temuan yang penting & saran perbaikan
Lingkup audit manajemen :
1.Audit mengenai tujuan, sasaran, strategi dan kebijakan manufacturing perusahaan yang ditetapkan
2.Audit mengenai desain sistem manufacturing yang dijalankan yang mencakup :
*Pemilihan lokasi
*Pengaturan tata letak
*Keadaan bangunan & sarana penunjang
*Teknologi yang digunakan
*Proses manufacturing yang dijalankan
*Keadaan mesin & peralatan
3.Audit mengenai penerapan sistem manufacturing, yang mencakup :
*Perencanaan & program operasi / produksi
*Pembelian & pengadaan bahan
*Pelaksanaan manufacturing
*Persediaan & pengiriman barang jadi serta pergudangannya
*Biaya, serta
*Pemeliharaan peralatan
Audit SDM
Audit Sumber Daya Manusia
Definisi Audit Sumber Daya Manusia
Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan
Daftar periksa Sumber Daya Manusia (David Stevens)
Struktur Organisasi
1.Uraian / Deskripsi posisi
2.Rencana keberhasilan manajemen
3.Kebijakan rekruitmen
4.Prosedur rekruitmen
5.Program perkenalan
6.Penilaian kinerja
7.Penilaian potensi individu
9.Perencanaan jenjang karier
10.Program pelatihan
11.Administrasi kompensasi
12.Fungsi departemen SDM
13.Perencanaan manusia
14.Catatan pribadi
15.Relevansi aplikasi komputer
16.Pemahaman iklim organisasi
17.Pembagian informasi dengan karyawan
18.Desain pekerjaan
19.Hubungan industrial
20.Kesehatan karyawan
21.Keamanan karyawan
22.Pelayanan karyawan
23.Pengumpulan angka statistik
24.Praktek pengunduran diri
25.Dokumentasi / formulir formulir
26.Keamanan
27.Interaksi sosial
Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
1.Menilai efektivitas fungsi SDM
2.Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur
3.Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4.Memperbaiki mutu staff SDM
5.Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6.Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7.Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
8.Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
9.Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.
Pelaksanaan Audit
-Audit dapat dilakukan oleh personel internal maupun eksternal
Langkah langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler)
1.Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh
2.Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan
3.Mengumpulkan data dari tahun yang berbeda dalam organisasi
4.Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM
5.Mendiskusikan laporan dengan manager operasi
6.Menyatukan tindakan korektif
Pendekatan audit SDM
1.Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan
2.Mengukur kesesuaian program dan tujuan
3.Menilai performa program
Fungsi SDM
1.Perencanaan
2.Pemilihan
3.Pelatihan
4.Penilaian
5.Kompensasi
6.Hubungan ketenagakerjaan
Memanfaatkan temuan audit
Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan
Metode metode untuk menganalisa temuan
1.Membandingkan program SDM dengan organisasi
2.Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3.Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
4.Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5.Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran
Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi
Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan program SDM
Definisi Audit Sumber Daya Manusia
Suatu daftar periksa untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan
Daftar periksa Sumber Daya Manusia (David Stevens)
Struktur Organisasi
1.Uraian / Deskripsi posisi
2.Rencana keberhasilan manajemen
3.Kebijakan rekruitmen
4.Prosedur rekruitmen
5.Program perkenalan
6.Penilaian kinerja
7.Penilaian potensi individu
9.Perencanaan jenjang karier
10.Program pelatihan
11.Administrasi kompensasi
12.Fungsi departemen SDM
13.Perencanaan manusia
14.Catatan pribadi
15.Relevansi aplikasi komputer
16.Pemahaman iklim organisasi
17.Pembagian informasi dengan karyawan
18.Desain pekerjaan
19.Hubungan industrial
20.Kesehatan karyawan
21.Keamanan karyawan
22.Pelayanan karyawan
23.Pengumpulan angka statistik
24.Praktek pengunduran diri
25.Dokumentasi / formulir formulir
26.Keamanan
27.Interaksi sosial
Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk:
1.Menilai efektivitas fungsi SDM
2.Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur
3.Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4.Memperbaiki mutu staff SDM
5.Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6.Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7.Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
8.Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
9.Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.
Pelaksanaan Audit
-Audit dapat dilakukan oleh personel internal maupun eksternal
Langkah langkah dalam proses audit (Walter R. Mahler)
1.Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh
2.Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan
3.Mengumpulkan data dari tahun yang berbeda dalam organisasi
4.Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM
5.Mendiskusikan laporan dengan manager operasi
6.Menyatukan tindakan korektif
Pendekatan audit SDM
1.Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan
2.Mengukur kesesuaian program dan tujuan
3.Menilai performa program
Fungsi SDM
1.Perencanaan
2.Pemilihan
3.Pelatihan
4.Penilaian
5.Kompensasi
6.Hubungan ketenagakerjaan
Memanfaatkan temuan audit
Untuk mengidentifikasi tipe tindakan korektif yang diperlukan
Metode metode untuk menganalisa temuan
1.Membandingkan program SDM dengan organisasi
2.Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3.Mempercayai suatu ratio atau rata rata staf SDM dengan total
4.Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5.Mengelola departemen SDM berdasarkan sasaran
Menyiapkan Laporan dan Rekomendasi
Laporan hasil temuan, evaluasi dan rekomendasi untuk memperbaiki kekurangan dan kelemahan program SDM
Senin, 15 Februari 2010
Audit Mutu Internal (AMI)
Tujuan utama Audit Mutu Internal (AMI) ISO 9001: 2000 (lihat pasal 8.2.2), adalah mengukur efektivitas sistem manajemen mutu organisasi. Sayangnya dalam menerapkan pasal AMI tersebut sangat tidak efektif, bahkan di banyak organisasi pelaksanaan AMI terkesan menjadi salah satu beban utama dalam penerapan dan pemeliharaan ISO 9001:2000 (Ng Tzil Siok, 2002). Tidak terkecuali di Perguruan Tinggi.
Artikel ini mencoba untuk mengulas pengalaman penulis sebagai trainner, instruktur maupun auditor dalam berbagai pelatihan Auditor ISO 19011 , semoga dapat memberikan masukan yang bermanfaat dalam penerapan ISO 9000 di lingkungan Perguruan Tinggi, khususnya IWA2:2007, ISO 9001 :2000. Awal November 2008 telah diterbitkan ISO 9001 versi 2008.
Perencanaan Audit
Frekuensi jumlah audit internal di dalam persyaratan ISO 9000 tidak disebutkan secara eksplisit berapa kali dilakukan dalam setahun AMI, tetapi badan sertifikasi melaksanakan audit setiap 6 bulan sekali atau 2 kali dalam setahun. Kebanyakan organisasi merencanakan program AMI sebanyak 2 kali, 3 kali atau bahkan 4 kali dalam setahun, tak jarang audit internal yang dilakukan hanya sekedar memenuhi persyaratan ISO 9000 saja. Bila ditinjau dari sisi tujuan audit, pelaksana-an AMI tersebut di atas adalah hanya bertujuan surveillance audit saja, tidak bisa menjangkau tujuan AMI yang sebenarnya yaitu mengukur efektivitas sistem manajemen mutu organisasi. Tak jarang hasil auditnya tidak mempunyai dampak yang signifikan terhadap penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh organisasi tersebut. Artinya, AMI yang dilakukan tidak dapat mengubah kinerja unit yang diaudit. Dengan kata lain, AMI yang dilaksanakan tersebut tidak dapat memberikan gambaran efektivitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan atau sejauhmana sistem manajemen mutu tersebut berhasil diterapkan. Oleh karena itu tujuan AMI harus lebih ditingkatkan dari surveillance audit menjadi compliance audit. Maksudnya, tujuan AMI lebih ditujukan untuk mempersiapkan dan melihat sampai sejauh mana penerapan dari prosedur - prosedur ISO 9001 (compliance audit).Dengan kata lain, sejauhmana prinsip-prinsip atau prosedur-prosedur ISO dilaksanakan, dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten.
Perencanaan tujuan AMI seperti di atas (surveillance audit) bukannya salah tetapi hanya sekedar memenuhi persyaratan minimum, dan ini tidak banyak memberi manfaat bagi manajemen organisasi. Selayaknya, tujuan AMI di samping mempertimbangkan hasil audit yang lampau dan tingkat kepentingan dari area/ proses yang diaudit, alangkah baiknya bila tujuan AMI lebih terfokus pada masalah identifikasi proses yang bernilai tambah, sehingga hasil auditnya betul-betul memiliki manfaat bagi manajemen. Untuk dapat mencapai hasil yang demikian, maka AMI yang dilakukan tersebut harus dapat:
1. Melihat apakah target mutu setiap departemen telah ditaksanakan sesuai rencana,
2. Memastikan bahwa proses yang bermasalah dari hasil analisa keluhan pelanggan telah dikoreksi,
3. Memastikan bahwa kebijakan atau prosedur baru telah dipahami dan diterapkan oleh semua bagian terkait,
4. Memastikan kesiapan untuk diaudit oleh pelanggan
Dengan mempertimbangkan tujuan di atas maka penyusunan jadwal audit tidak harus selalu memakai cara yang sama tetapi dapat bervariasi mulai dari berdasarkan departemen, pasal dalam standar, area, atau proses tertentu.
Persiapan Audit
Dalam melakukan persiapan AMI, seorang auditor mutlak harus membaca atau meninjau ulang semua dokumen yang terkait dengan area/ proses yang akan diaudit. Hasil dari kegiatan ini , kemudian dirumuskan dan dituangkan dalam bentuk pointer-pointer yang akan diperiksa atau dapat juga berupa daftar pertanyaan audit. Ingat bahwa auditor tidak mengaudit area/prosesnya tersendiri (cross audit) dan waktu yang tersedia pada umumnya singkat, sehingga bagaimana bisa menilai efektivitas suatu sistem kalau si auditor tidak memahami area yang diaudit ? Dokumen yang dipakai sebagai acuan untuk membuat daftar pertanyaan tersebut dapat diperoleh setelah melakukan tinjauan ulang terhadap manual mutu, kebijakan mutu, target mutu dan prosedur mutu beserta mstruksi kerja terkait.
Selain, dokumen-dokumen tersebut di atas supaya pertanyaan audit menjadi lebih berbobot, maka dokumen dan catatan berikut ini harus dipelajari juga yaitu persyaratan standar ISO 9001, peta proses bisnis, target mutu bagian, hasil audit (eksternal dan internal) yang lampau, catatan kinerja bagian (misalnya status pencapaian target bagian), status tindakan koreksi dan pencegahan, hasil analisa keluhan pelanggan, hasil pengukuran kepuasan pelanggan.
Dengan demikian, agar proses pelaksanaan AMI dapat berhasil sesuai tujuan yang ingin dicapai maka persiapan AMI yang matang merupakan kunci menuju AMI yang lebih bernilai tambah. Namun perlu diperhatikan pula bahwa keberhasilan AMI juga terletak pada persiapan auditornya. Bila pada saat menjelang AMI si auditor belum siap, lebih baik pelaksanaan AMI diundurkan saja daripada membuang waktu auditor maupun auditee. Kesiapan auditor ini mutlak diperlukan untuk menunjang kesuksesan dan keberhasilan pelaksanaan AMI dalam mencapai tujuannya mengukur efektivitas sistem manajemen mutu organisasi.
Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan AMI jarang berjalan dengan mulus. Namun justru sebaliknya, sering kali resistanceauditee merupakan masalah yang meng-hadang dalam pelaksanaan AMI. Hal ini timbul karena adanya perbedaan persepsi antara auditor dan auditee tentang AMI itu sendiri. Ada sebagian kalangan auditor yang merasa bangga jika dalam pemeriksaannya banyak menghasilkan temuan. Mereka beranggapan bahwa memang tugasnya seorang auditor adalah mencari temuan ketidaksesuaian, semakin banyak temuan yang dihasilkan berarti ia sukses dalam menjalankan tugasnya sebagai auditor. Di sisi lain, di mata auditee seorang auditor sering dianggap sebagai pencari kesalahan. Semakin banyak temuan berari semakin banyak kesalahan yang telah mereka lakukan. Kondisi yang demikian ini, jika terus berlanjut akan berakibat memunculkan sifat resistance auditee terhadap AMI. Lebih lanjut kondisi ini menunjukkan bahwa telah terjadi ketidakpahaman auditee terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh manajemen organisasi. Dengan kata lain, kondisi ini terjadi karena kurangnya sosialisasi tentang apa itu ISO 9001, definisi audit dan bagaimana peranan audit dalam penerapan ISO 9001.
Tugas seorang auditor adalah mengumpulkan informasi/bukti audit untuk dibandingkan dengan audit kriteria yang mana keseluruhan dari hasil tersebut disimpulkan untuk menilai keefektifan sistem. Lebih lanjut, tugas seorang auditor dalam pemeriksaan AMI ini harus dapat memastikan dan membuktikan bahwa auditor tersebut :
1. Melihat apakah target mutu setiap departemen telah ditaksanakan sesuai rencana,
2. Memastikan bahwa proses yang bermasalah dari hasil analisa keluhan pelanggan telah dikoreksi,
3. Memastikan bahwa kebijakan atau prosedur baru telah dipahami dan diterapkan oleh semua bagian terkait,
4. Memastikan kesiapan untuk diaudit oleh pelanggan (stakeholders)
Mengumpulkan bukti audit adalah kata kuncinya, seberapa banyak yang harus dikumpulkan, memang sifatnya acak (sampling), dan tidak ada standarnya, sebagai acuan pada umumnya tergantung dari status dan tingkat kepentingan dari area/proses yang diaudit, namun yang pasti bukan mengambil hanya satu sample saja. Persiapan audit yang telah dibahas di atas akan sangat membantu dalam mengambil keputusan banyak-sedikitnya jumlah bukti audit yang dibutuhkan untuk mendukung argumen konklusi audit.
Mengenai metode yang dipakai untuk mengumpulkan bukti audit pada umumnya mencakupwawancara, pengamatan kegiatan di lapangan dan meninjau dokumen. Rasa ingin tahu yang tinggi, cinta pada hal-hal detail dan kemampuan telusur untuk menelusuri sebuah proses merupakan”kompetensi” yang sangat diperlukan oleh seorang auditor pada saat berlangsungnya kegiatan audit. Hal ini terlihat dari pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh auditor pada saat melakukan penelusuran atau pemeriksaan. Kemampuan telusur auditor inilah yang akan mempengaruhi sifat dari audit yang dilakukan apakah auditnya bersifat mendalam atau sebatas di permukaan saja.
Laporan temuan audit sering menjadi masalah, khususnya dalam penulisan uraian ketidaksesuaian, yaitu tidak lengkapnya uraian masalah yang ditemukan, persyaratan yang tidak dipenuhi dan contoh bukti audit yang ditemukan atau yang lebih parah lagi adalah auditee melakukan tindakan koreksi berdasarkan uraian ketidaksesuaian tersebut. Penulisan uraian ini sangat mempengaruhi penilaian bobot temuan. Apakah hasil temuan audit akan berdampak terhadap peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu yang diterapkan? Hal ini sangat dipengaruhi oleh kemampuan analisis auditee terhadap temuan ketidaksesuaian tersebut. Kecenderungan yang sering terjadi adanya sikap resistance dari auditee terhadap perubahan. Akibatnya, auditee menjadi kurang atau tidak bersungguh-sungguh dalam melakukan analisis penyebab masalah atau tindakan yang diambil lebih bersifat ‘correction’ daripada ’corrective action’. Salah satu indikatornya adalah selalu ditemukannya masalah yang sama di hampir setiap audit.
Pada laporan audit, perlu disertakan juga konclusi audit yang berisi gambaran terhadap kekuatan dan kelemahan sistem termasuk juga peluang-peluang untuk peningkatan, jadi laporan audit bukan hanya sekedar daftar temuan ketidaksesuaian saja. Hal ini penting guna mendukung jawaban dari tujuan AMI dilakukan yaitu sejauhmana prinsip-prinsip atau prosedur-prosedur ISO dilaksanakan, dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten oleh organisasi unit kerja yang diaudit. Sehingga memudahkan untuk mengukur tingkat keberhasilan penerapan sistem manajemen mutu di lingkungan unit kerja yang diaudit tersebut.
Evaluasi Audit
Di banyak prosedur AMI yang telah dibaca oleh penulis, hampir tidak pernah ditemukan kegiatan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan audit itu sendiri dan evaluasi dari auditor, padahal banyak sekali peluang untuk melakukan peningkatan dari kedua hal tersebut. Evaluasi pelaksanaan program ini dapat dilakukan dengan menerapkan langkah ‘Check’ dan ‘Act’ dalam siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act). Hal-hal yang dapat dievaluasi antara lain; kemampuan tim audit dalam melaksanakan rencana audit, kesesuaian jadwal audit dan realisasinya, konsistensi antar tim audit, metode audit yang dipakai, ‘bobot’ dari temuan, kecenderungan temuan audit internal dibandingkan audit eksternal dan antisipasi kebutuhan yang berkembang. Sedangkan evalausi dari sisi auditor dilakukan terhadap kompetensinya yang dapat mencakup pengetahuan terhadap area/ proses yang diaudit, pemahaman terhadap standar, kemampuan komunikasi dan ‘personal attributes’ lainnya. Cara yang termudah adalah dengan menyebarkan atau mengedarkan isian daftar pertanyaan atau menanyakan langsung kepada auditeenya. Hasil evaluasi di atas dipakai sebagai masukan untuk perencanaan dan persiapan audit berikutnya termasuk untuk meningkatkan kompetensi auditor.
Kesimpulan
Konsep Plan-Do-Check-Act harus diterapkan dalam pengelolaan AMI. Di samping itu, AMI harus dipandang sebagai alat manajemen yang dapat dipakai untuk memastikan pelaksanaan sesuai dengan perencanaan dan untuk mencari peluang peningkatan di segala aspek baik proses maupun sistem. Jadi tujuan AMI bukan hanya sekedar memenuhi persyaratan ’minimum’ standar, tetapi lebih tinggi lagi yaitu mengukur tingkat keefektivitasan sistem manajemen mutu (ISO 9001) yang telah diterapkan oleh organisasi atau sejauhmana prinsip-prinsip atau prosedur-prosedur ISO dilaksanakan, dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten. Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan auditor-auditor yang berkemampuan telusur tinggi dan berkompetensi di area yang diaudit.
Artikel ini mencoba untuk mengulas pengalaman penulis sebagai trainner, instruktur maupun auditor dalam berbagai pelatihan Auditor ISO 19011 , semoga dapat memberikan masukan yang bermanfaat dalam penerapan ISO 9000 di lingkungan Perguruan Tinggi, khususnya IWA2:2007, ISO 9001 :2000. Awal November 2008 telah diterbitkan ISO 9001 versi 2008.
Perencanaan Audit
Frekuensi jumlah audit internal di dalam persyaratan ISO 9000 tidak disebutkan secara eksplisit berapa kali dilakukan dalam setahun AMI, tetapi badan sertifikasi melaksanakan audit setiap 6 bulan sekali atau 2 kali dalam setahun. Kebanyakan organisasi merencanakan program AMI sebanyak 2 kali, 3 kali atau bahkan 4 kali dalam setahun, tak jarang audit internal yang dilakukan hanya sekedar memenuhi persyaratan ISO 9000 saja. Bila ditinjau dari sisi tujuan audit, pelaksana-an AMI tersebut di atas adalah hanya bertujuan surveillance audit saja, tidak bisa menjangkau tujuan AMI yang sebenarnya yaitu mengukur efektivitas sistem manajemen mutu organisasi. Tak jarang hasil auditnya tidak mempunyai dampak yang signifikan terhadap penerapan sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh organisasi tersebut. Artinya, AMI yang dilakukan tidak dapat mengubah kinerja unit yang diaudit. Dengan kata lain, AMI yang dilaksanakan tersebut tidak dapat memberikan gambaran efektivitas sistem manajemen mutu yang telah diterapkan atau sejauhmana sistem manajemen mutu tersebut berhasil diterapkan. Oleh karena itu tujuan AMI harus lebih ditingkatkan dari surveillance audit menjadi compliance audit. Maksudnya, tujuan AMI lebih ditujukan untuk mempersiapkan dan melihat sampai sejauh mana penerapan dari prosedur - prosedur ISO 9001 (compliance audit).Dengan kata lain, sejauhmana prinsip-prinsip atau prosedur-prosedur ISO dilaksanakan, dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten.
Perencanaan tujuan AMI seperti di atas (surveillance audit) bukannya salah tetapi hanya sekedar memenuhi persyaratan minimum, dan ini tidak banyak memberi manfaat bagi manajemen organisasi. Selayaknya, tujuan AMI di samping mempertimbangkan hasil audit yang lampau dan tingkat kepentingan dari area/ proses yang diaudit, alangkah baiknya bila tujuan AMI lebih terfokus pada masalah identifikasi proses yang bernilai tambah, sehingga hasil auditnya betul-betul memiliki manfaat bagi manajemen. Untuk dapat mencapai hasil yang demikian, maka AMI yang dilakukan tersebut harus dapat:
1. Melihat apakah target mutu setiap departemen telah ditaksanakan sesuai rencana,
2. Memastikan bahwa proses yang bermasalah dari hasil analisa keluhan pelanggan telah dikoreksi,
3. Memastikan bahwa kebijakan atau prosedur baru telah dipahami dan diterapkan oleh semua bagian terkait,
4. Memastikan kesiapan untuk diaudit oleh pelanggan
Dengan mempertimbangkan tujuan di atas maka penyusunan jadwal audit tidak harus selalu memakai cara yang sama tetapi dapat bervariasi mulai dari berdasarkan departemen, pasal dalam standar, area, atau proses tertentu.
Persiapan Audit
Dalam melakukan persiapan AMI, seorang auditor mutlak harus membaca atau meninjau ulang semua dokumen yang terkait dengan area/ proses yang akan diaudit. Hasil dari kegiatan ini , kemudian dirumuskan dan dituangkan dalam bentuk pointer-pointer yang akan diperiksa atau dapat juga berupa daftar pertanyaan audit. Ingat bahwa auditor tidak mengaudit area/prosesnya tersendiri (cross audit) dan waktu yang tersedia pada umumnya singkat, sehingga bagaimana bisa menilai efektivitas suatu sistem kalau si auditor tidak memahami area yang diaudit ? Dokumen yang dipakai sebagai acuan untuk membuat daftar pertanyaan tersebut dapat diperoleh setelah melakukan tinjauan ulang terhadap manual mutu, kebijakan mutu, target mutu dan prosedur mutu beserta mstruksi kerja terkait.
Selain, dokumen-dokumen tersebut di atas supaya pertanyaan audit menjadi lebih berbobot, maka dokumen dan catatan berikut ini harus dipelajari juga yaitu persyaratan standar ISO 9001, peta proses bisnis, target mutu bagian, hasil audit (eksternal dan internal) yang lampau, catatan kinerja bagian (misalnya status pencapaian target bagian), status tindakan koreksi dan pencegahan, hasil analisa keluhan pelanggan, hasil pengukuran kepuasan pelanggan.
Dengan demikian, agar proses pelaksanaan AMI dapat berhasil sesuai tujuan yang ingin dicapai maka persiapan AMI yang matang merupakan kunci menuju AMI yang lebih bernilai tambah. Namun perlu diperhatikan pula bahwa keberhasilan AMI juga terletak pada persiapan auditornya. Bila pada saat menjelang AMI si auditor belum siap, lebih baik pelaksanaan AMI diundurkan saja daripada membuang waktu auditor maupun auditee. Kesiapan auditor ini mutlak diperlukan untuk menunjang kesuksesan dan keberhasilan pelaksanaan AMI dalam mencapai tujuannya mengukur efektivitas sistem manajemen mutu organisasi.
Pelaksanaan Audit
Pelaksanaan AMI jarang berjalan dengan mulus. Namun justru sebaliknya, sering kali resistanceauditee merupakan masalah yang meng-hadang dalam pelaksanaan AMI. Hal ini timbul karena adanya perbedaan persepsi antara auditor dan auditee tentang AMI itu sendiri. Ada sebagian kalangan auditor yang merasa bangga jika dalam pemeriksaannya banyak menghasilkan temuan. Mereka beranggapan bahwa memang tugasnya seorang auditor adalah mencari temuan ketidaksesuaian, semakin banyak temuan yang dihasilkan berarti ia sukses dalam menjalankan tugasnya sebagai auditor. Di sisi lain, di mata auditee seorang auditor sering dianggap sebagai pencari kesalahan. Semakin banyak temuan berari semakin banyak kesalahan yang telah mereka lakukan. Kondisi yang demikian ini, jika terus berlanjut akan berakibat memunculkan sifat resistance auditee terhadap AMI. Lebih lanjut kondisi ini menunjukkan bahwa telah terjadi ketidakpahaman auditee terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan oleh manajemen organisasi. Dengan kata lain, kondisi ini terjadi karena kurangnya sosialisasi tentang apa itu ISO 9001, definisi audit dan bagaimana peranan audit dalam penerapan ISO 9001.
Tugas seorang auditor adalah mengumpulkan informasi/bukti audit untuk dibandingkan dengan audit kriteria yang mana keseluruhan dari hasil tersebut disimpulkan untuk menilai keefektifan sistem. Lebih lanjut, tugas seorang auditor dalam pemeriksaan AMI ini harus dapat memastikan dan membuktikan bahwa auditor tersebut :
1. Melihat apakah target mutu setiap departemen telah ditaksanakan sesuai rencana,
2. Memastikan bahwa proses yang bermasalah dari hasil analisa keluhan pelanggan telah dikoreksi,
3. Memastikan bahwa kebijakan atau prosedur baru telah dipahami dan diterapkan oleh semua bagian terkait,
4. Memastikan kesiapan untuk diaudit oleh pelanggan (stakeholders)
Mengumpulkan bukti audit adalah kata kuncinya, seberapa banyak yang harus dikumpulkan, memang sifatnya acak (sampling), dan tidak ada standarnya, sebagai acuan pada umumnya tergantung dari status dan tingkat kepentingan dari area/proses yang diaudit, namun yang pasti bukan mengambil hanya satu sample saja. Persiapan audit yang telah dibahas di atas akan sangat membantu dalam mengambil keputusan banyak-sedikitnya jumlah bukti audit yang dibutuhkan untuk mendukung argumen konklusi audit.
Mengenai metode yang dipakai untuk mengumpulkan bukti audit pada umumnya mencakupwawancara, pengamatan kegiatan di lapangan dan meninjau dokumen. Rasa ingin tahu yang tinggi, cinta pada hal-hal detail dan kemampuan telusur untuk menelusuri sebuah proses merupakan”kompetensi” yang sangat diperlukan oleh seorang auditor pada saat berlangsungnya kegiatan audit. Hal ini terlihat dari pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh auditor pada saat melakukan penelusuran atau pemeriksaan. Kemampuan telusur auditor inilah yang akan mempengaruhi sifat dari audit yang dilakukan apakah auditnya bersifat mendalam atau sebatas di permukaan saja.
Laporan temuan audit sering menjadi masalah, khususnya dalam penulisan uraian ketidaksesuaian, yaitu tidak lengkapnya uraian masalah yang ditemukan, persyaratan yang tidak dipenuhi dan contoh bukti audit yang ditemukan atau yang lebih parah lagi adalah auditee melakukan tindakan koreksi berdasarkan uraian ketidaksesuaian tersebut. Penulisan uraian ini sangat mempengaruhi penilaian bobot temuan. Apakah hasil temuan audit akan berdampak terhadap peningkatan efektivitas sistem manajemen mutu yang diterapkan? Hal ini sangat dipengaruhi oleh kemampuan analisis auditee terhadap temuan ketidaksesuaian tersebut. Kecenderungan yang sering terjadi adanya sikap resistance dari auditee terhadap perubahan. Akibatnya, auditee menjadi kurang atau tidak bersungguh-sungguh dalam melakukan analisis penyebab masalah atau tindakan yang diambil lebih bersifat ‘correction’ daripada ’corrective action’. Salah satu indikatornya adalah selalu ditemukannya masalah yang sama di hampir setiap audit.
Pada laporan audit, perlu disertakan juga konclusi audit yang berisi gambaran terhadap kekuatan dan kelemahan sistem termasuk juga peluang-peluang untuk peningkatan, jadi laporan audit bukan hanya sekedar daftar temuan ketidaksesuaian saja. Hal ini penting guna mendukung jawaban dari tujuan AMI dilakukan yaitu sejauhmana prinsip-prinsip atau prosedur-prosedur ISO dilaksanakan, dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten oleh organisasi unit kerja yang diaudit. Sehingga memudahkan untuk mengukur tingkat keberhasilan penerapan sistem manajemen mutu di lingkungan unit kerja yang diaudit tersebut.
Evaluasi Audit
Di banyak prosedur AMI yang telah dibaca oleh penulis, hampir tidak pernah ditemukan kegiatan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan audit itu sendiri dan evaluasi dari auditor, padahal banyak sekali peluang untuk melakukan peningkatan dari kedua hal tersebut. Evaluasi pelaksanaan program ini dapat dilakukan dengan menerapkan langkah ‘Check’ dan ‘Act’ dalam siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act). Hal-hal yang dapat dievaluasi antara lain; kemampuan tim audit dalam melaksanakan rencana audit, kesesuaian jadwal audit dan realisasinya, konsistensi antar tim audit, metode audit yang dipakai, ‘bobot’ dari temuan, kecenderungan temuan audit internal dibandingkan audit eksternal dan antisipasi kebutuhan yang berkembang. Sedangkan evalausi dari sisi auditor dilakukan terhadap kompetensinya yang dapat mencakup pengetahuan terhadap area/ proses yang diaudit, pemahaman terhadap standar, kemampuan komunikasi dan ‘personal attributes’ lainnya. Cara yang termudah adalah dengan menyebarkan atau mengedarkan isian daftar pertanyaan atau menanyakan langsung kepada auditeenya. Hasil evaluasi di atas dipakai sebagai masukan untuk perencanaan dan persiapan audit berikutnya termasuk untuk meningkatkan kompetensi auditor.
Kesimpulan
Konsep Plan-Do-Check-Act harus diterapkan dalam pengelolaan AMI. Di samping itu, AMI harus dipandang sebagai alat manajemen yang dapat dipakai untuk memastikan pelaksanaan sesuai dengan perencanaan dan untuk mencari peluang peningkatan di segala aspek baik proses maupun sistem. Jadi tujuan AMI bukan hanya sekedar memenuhi persyaratan ’minimum’ standar, tetapi lebih tinggi lagi yaitu mengukur tingkat keefektivitasan sistem manajemen mutu (ISO 9001) yang telah diterapkan oleh organisasi atau sejauhmana prinsip-prinsip atau prosedur-prosedur ISO dilaksanakan, dikerjakan dan dipatuhi secara konsisten. Untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan auditor-auditor yang berkemampuan telusur tinggi dan berkompetensi di area yang diaudit.
Langganan:
Postingan (Atom)
